Besondere Zeiten erfordern besondere Videokonferenzen: Wie führt man eine Online-Feierstunde durch?

Panelisten der Feierstunde

Benjamin D. Ferencz ist der letzte noch lebende Ankläger der Nürnberger Prozesse. Für seine Verdienste wurde er vor kurzem mit der Ehrendoktorwürde ausgezeichnet. Wie die Online-Feierstunde aus technischer Sicht verlief, beschreiben wir hier als Erfahrungsbericht – auch als Beispiel für zukünftige, ähnliche Nutzungsszenarien.

Screenshot der Feierstundenaufzeichnung

Was hat das mit IT – beziehungsweise mit dem RRZK – zu tun? Wir wurden gebeten, diese mit rund 400 Teilnehmenden etwas größere Veranstaltung mit technischer Unterstützung zu begleiten und Fragen rund um die Durchführung im Vorfeld der Feierstunde zu klären.

Vorbereitungen

Geplant war die Veranstaltung als Videokonferenz beziehungsweise als Webinar über das Zoom-Portal der Uni Köln. Ein Zoom-Webinar hat den Vorteil, dass die Sprecher*innen auf dem virtuellen Podium als „Panelists“ für alle sichtbar sind. Die (passiv) Teilnehmenden der Feierstunde bleiben unsichtbar, können sich aber jederzeit mit Wortbeiträgen – wie beispielsweise Gratulationen – äußern.

Administration durch mehrere Hosts

In den Einstellungen wurden drei Hosts benannt. Dies hat den Vorteil, dass die Videokonferenz bei möglichen Verbindungsproblemen eines der drei Hosts zum einen aufrecht erhalten werden kann. Zum anderen hätten jederzeit bestimmte administrative Aufgaben (wie das Hineinlassen weiterer Teilnehmender aus dem Warteraum) von den jeweils anderen durch- oder weitergeführt werden können.

Aufzeichnung

Die Feierstunde sollte mit Bild und Ton aufgezeichnet werden. Um diese Aufzeichnung unabhängig von der Verbindungsqualität des jeweiligen Hosts zu erstellen, nutzten wir die Cloud-Aufnahmefunktion von Zoom, die mehrere Videos und Audiospuren als mp4- und mp3-Dateien nach dem Ende des Webinars bereitstellte. Warum mehrere Spuren und Dateien? Auf diese Weise gab es eine „Videogesamtspur“, die alle Panelisten in der Galerieansicht von Zoom zeigte. Zusätzlich wurden die Einzelansichten der Redner*innen separat aufgezeichnet. Am Ende ermöglichte uns das einen dynamischen Zusammenschnitt der Aufnahmen mit einem Wechsel zwischen Einzel- und Gesamtansicht. Wie man dies einstellen kann, beschreibt Zoom in seinem Help-Center.

Absprache zum Wechseln zwischen den Reden

Hätte man die Feierstunde in Präsenz abgehalten (vermutlich im größeren Rahmen der Aula der Universität) wären die Redner nacheinander aufs Podium vor das Mikrofon getreten. Im Virtuellen ist dies durch Zoom ebenfalls möglich, wenn man die Einzelansicht wählt. Zoom erkennt automatisch (leider mit ein paar Sekunden Verzögerung), wer gerade spricht und schaltet dann in der Einzelansicht auf die sprechende Person um. Deshalb sollten die jeweiligen Redenden zunächst einige Sekunden warten, um einen guten Übergang zu gewährleisten.

„Generalprobe“

Durch einen Probedurchlauf wurden die Panelisten vorab instruiert. Dies bezog sich auf den Ablauf der Feierstunde sowie auf die Reihenfolge der Ansprachen. So klärte man die technischen Details zur Einwahl in die Konferenzoberfläche, die Informationen zur Aufzeichnung und weitere Fragen sinnvollerweise im Vorhinein – gute Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf.

Die Feierstunde

Wie zeigt man ein virtuelles Bühnenbild?

Alternatives Bühnenbild, Text als Überleitung zu Rektor A. Freimuth
Als Alternative zum Bühnenbild hier die Überleitungsgrafik zur Rede von Rektor A. Freimuth

Neben den Redner*innen zeigte man eine per Bildschirm geteilte Präsentation; sie diente sozusagen als Bühnenbild-Ersatz. Eine Folie visualisierte zu Beginn den Titel beziehungsweise den Anlass der Feierstunde sowie die (die Feierstunde ausrichtende) Rechtswissenschaftliche Fakultät mitsamt Fakultätslogo/-siegel. Zwischen den einzelnen Redebeiträgen leitete eine Folie mit Namen und Titel zu den angekündigten Personen über. So konnte die Moderation – in diesem Fall moderierte Prof. Dr. Claus Kreß – von visuellen Überleitungen unterstützt werden (die Reden selbst fanden ohne geteiltes Hintergrundbild statt). Danach blendete man zum Abschluss der Feierstunde einige Fotos aus dem Leben des Gewürdigten ein.

Voraufgezeichnetes Video vorführen

Höhepunkt der Feierstunde war ein Video des Geehrten, das wenige Tage vor der Veranstaltung aufgezeichnet wurde. Dieses blendeten wir mit Bild und Ton über die Bildschirm-Teilen-Funktion ein. Dabei muss man unbedingt darauf achten, die Audioausgabe des eigenen Rechners mit zu übertragen und am besten die Ausgabe für Videoclip zu optimieren.

Hosts / Technik ausgeblendet

Panelisten der Feierstunde
Nur die Redner*innen sollten während der Feierstunde sichtbar sein.

Sichtbar waren während der gesamten Feierstunde nur die Panelisten selbst. Die technisch Verantwortlichen, also die Hosts, hatten Mikrofon und Kamera deaktiviert. Über die Funktion „Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden“ war sichergestellt, dass es nicht die üblichen „schwarzen Kacheln“ im Webinar zu sehen gab. Nur die Namen der Hosts waren in der Liste der Panelisten sichtbar. Diese angezeigten Namen konnten jedoch so angepasst werden, dass nur noch der jeweilige Einrichtungsname zu sehen war (zum Beispiel „RRZK“). Dies lässt sich entweder direkt im laufenden Meeting ändern oder gleich dauerhaft im eigenen Zoom-Profil einstellen.

Die Videoaufzeichnung

Um die Eindrücke der Feierstunde auch nachträglich verfügbar zu machen, haben wir ein Video aus der Aufzeichnung zusammengeschnitten.

Wie oben benannt, aktivierten wir im Vorhinein die Cloud-Aufzeichnungsfunktion von Zoom. Diese lässt die Hosts (beziehungsweise zunächst nur die Person, die das Webinar erstellt hat!) die Inhalte als mp4-Video- und mp3-Tondateien herunterladen. Zwar erhält man auch eine von Zoom bereitgestellte Webseite mit der bereits eingebetteten Aufzeichnung, die so problemlos auch der Öffentlichkeit hätte zugänglich gemacht machen können. Diese Seite wird jedoch nach 30 Tagen gelöscht. Somit wäre das Video dort nicht dauerhaft erhalten geblieben.

Darüberhinaus wollten wir das von Zoom bereitgestellte Video am Schluss nicht „einfach so“ veröffentlichen und haben dazu mit der Videoschnittsoftware Adobe Premiere Pro noch ein wenig nachbearbeitet. Warum? Zum einen wollten wir das Video etwas „schöner“ machen und hier und da die „leere“ Zeit zwischen den Sprecherwechseln etwas verkürzen. Durch Überblendungen wirkten die Übergänge nicht so hart und direkt. Sinnvollerweise haben wir die beiden Videospuren mit Einzel- und Galerieansicht zu allererst übereinandergelegt und durch entsprechende Schnitte eine passgenaue Überblendung erreichen können. Deshalb wirkt dies so, als wären wie bei einer Präsenzveranstaltung verschiedene Kameras eingesetzt worden.

Hätte es bei einem der Panelisten zwischendurch Audiostörungen (oder Nebengeräusche durch fälschlicherweise aktivierte Mikrofone) gegeben, könnte man durch eine separate mp3-Spur, die nur die jeweils Sprechenden aufgezeichnet hat, als Überbrückung mit hineinsynchronisieren. In diesem Fall war das aber nicht nötig (als Backup ist es aber sinnvoll).

Die während der Veranstaltung eingeblendeten Folien haben wir nachträglich als Grafikdateien eingebunden, so dass jeweils die unkomprimierten Grafiken zu sehen waren – anstatt die bei der Übertragung kleingerechneten, mit Artefakten versehenen Varianten.

So kam ein schöner, leicht dynamischer Bild-Mix zwischen Einzel- und Galerieansicht sowie den präsentierten Fotos zustande. Wer sich das Ergebnis anschauen möchte: Das fertige Video ist hier veröffentlicht. Bereitgestellt wird dies über die Opencast-Plattform der Uni Köln. Über das entsprechende Video-Modul im Typo3-Content-Management-System bindet man den Videoplayer direkt in die Webseite ein.

Fazit

Aus technischer Sicht darf man dieses Webinar als gelungen betrachten, denn: Alles funktionierte reibungslos, die Redebeiträge verliefen technisch einwandfrei, und darüberhinaus gab es keinerlei Störungen während der Übertragung. Nota bene: Nach nun fast einem Jahr Pandemie und ihrer Auswirkungen auf die Forschung und die Arbeitswelt zeigte sich erfreulicherweise, dass die Beteiligten mit der Durchführung von Videokonferenzen gut zurechtkamen und mit den Funktionen (in diesem Fall von Zoom) bestens vertraut waren. Dies wurde aber zusätzlich dadurch sichergestellt, dass das Vorbereitungsteam des Lehrstuhls für Völkerrecht  im Vorhinein gut geplant hatte, und dass alle Panelisten bei einer Testvideokonferenz ausführlich vom Vorbereitungsteam instruiert worden sind.

Inhaltlich lässt sich das Resümee ziehen, dass die Verantwortlichen sehr viel dafür getan haben, die Feierlichkeit einer solchen Zeremonie möglichst angemessen ins Digitale zu übertragen – auch dies ist dem Organisationsteam und den Durchführenden gut gelungen! Davon zeugen die vielen positiven, per Chat am Schluss der Veranstaltung eingegangenen Rückmeldungen der Teilnehmenden. Und für die verantwortliche RRZK-Mitarbeiterin war es abseits aller technischer Unterstützung ein eindrückliches und besonderes Erlebnis, dabei gewesen sein zu dürfen.

 

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